Wat kost een bedrijfsfeest?
Het eerlijke antwoord: dat hangt af van gastenaantal, catering en programma. Maar met de juiste bouwstenen rekent u het budget in tien minuten door. Zo doet u dat.
De vier kostenposten van elk bedrijfsfeest
Vrijwel elk feestbudget bestaat uit dezelfde vier onderdelen. De verhoudingen verschillen per feest, maar deze verdeling is een bruikbaar vertrekpunt.
- Locatie en zaalhuur, ongeveer 15 tot 25 procent. De huur hangt af van zaalgrootte, dagdeel en dag van de week. Een doordeweekse avond is vrijwel altijd voordeliger dan een zaterdag. Let op wat er bij de huur is inbegrepen: opbouw, garderobe en parkeren maken een groot verschil in het totaalplaatje.
- Catering, ongeveer 40 tot 55 procent. De grootste post. Een receptiearrangement met hapjes is het voordeligst, een buffet zit in het midden en een uitgeserveerd diner van meerdere gangen is het meest luxe. Reken de dranken apart door, want dat is de post die tijdens de avond het hardst oploopt.
- Entertainment en programma, ongeveer 15 tot 25 procent. Een dj is de basis, een liveband of bekende artiest vermenigvuldigt deze post. Activiteiten zoals een quiz, fotobooth of casinotafels zitten er tussenin.
- Onvoorzien en extra's, reserveer 10 procent. Aankleding, een fotograaf, vervoer of dat ene idee dat twee weken vooraf ontstaat. Zonder buffer wordt dit de post die het budget breekt.
Rekenvoorbeeld: feestavond voor 250 gasten
Stel: een personeelsfeest met partners, 250 gasten, buffet en een dj. Met een budget van 70 euro per persoon ziet de verdeling er zo uit:
| Onderdeel | Aandeel | Indicatie |
|---|---|---|
| Zaalhuur en faciliteiten | 20% | 3.500 euro |
| Buffet en dranken | 50% | 8.750 euro |
| Dj en programma | 20% | 3.500 euro |
| Onvoorzien | 10% | 1.750 euro |
| Totaal | 100% | 17.500 euro |
Dit zijn indicaties om mee te rekenen, geen prijslijst. Elk feest wijkt af in gastenaantal, dagdeel en wensen. Voor een concreet bedrag voor onze locatie vraagt u een offerte op maat aan; die ontvangt u meestal binnen een werkdag.
Zo bespaart u zonder dat gasten het merken
- Kies een doordeweekse avond. Donderdag geeft bijna dezelfde opkomst als vrijdag, tegen lagere huur.
- Buffet in plaats van uitgeserveerd diner. Gasten ervaren een goed buffet als royaal, terwijl het per persoon voordeliger uitvalt.
- Een hoogtepunt in plaats van drie. Een sterke dj met een goede awarduitreiking verslaat een overladen programma met drie acts.
- Locatie met eigen keuken. Zonder externe cateraar vervallen transport- en handlingkosten. Bekijk hoe dat werkt op onze pagina over catering uit eigen keuken.
- Gratis parkeren telt mee. Vergoede parkeerkaarten voor 250 gasten lopen in de papieren. Een locatie met een gratis eigen parkeerterrein haalt die post volledig weg.
Waar u niet op moet besparen
Drie dingen bepalen de herinnering aan het feest: het eten, de muziek en de moeite die uit alles spreekt. Bezuinig daarom niet op de kwaliteit van de catering en niet op een goede dj. Bespaar liever op aankleding en drukwerk, want daar praat na afloop niemand meer over. Wilt u weten hoe de organisatie verder aan te pakken? Volg het stappenplan voor het organiseren van een bedrijfsfeest.